Tietosuojaseloste työnhakijoille
Päivitetty 27.04.2026
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan PlanVera Oy:n (”Planvera”) rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyn periaatteet rekrytointiprosessin aikana. Tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa rekisteröidylle tietoa muun muassa siitä, mitä henkilötietoja kerätään, mihin tarkoituksiin ja kuinka laajasti kulloinkin käsittelyyn osallistuvat henkilöt ja mahdolliset sidosryhmät voivat henkilötietoja käsitellä.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteys
PlanVera Oy
Y-tunnus: 3551505-5
Kehäkatu 35, 70600 Kuopio, Finland
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään kirjallisesti lähettämällä sähköpostia asiakaspalveluun osoitteeseen [email protected]
2. Henkilörekisterin nimi
Rekrytointi
3. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitukset
PlanVeran rekrytointiprosessissa keräämiä henkilötietoja käsitellään rekrytointitarkoituksessa. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin PlanVeran oikeutettuun etuun käsitellä PlanVeralle saapuneita hakemuksia ja selvittää hakijan soveltuvuutta haettavaan tehtävään, rekisteröidyn antamaan omaan suostumukseen tai PlanVeraa velvoittavaan lainsäädäntöön.
PlanVeran oikeutettu etu voi olla esimerkiksi hakijan koulutuksen, osaamisen ja työkokemuksen, tai soveltuvuuden selvittäminen avoinna olevaan tehtävään. Mikäli rekrytointiprosessissa oleva hakija ei halua luovuttaa pyydettyjä tietoja, rekrytointiprosessia ei voida välttämättä jatkaa. Joidenkin henkilötietojen luovuttaminen on siten välttämätöntä rekrytointiin osallistumiseksi.
Henkilötietoja voidaan käsitellä rekrytointiprosessin eri vaiheissa, kuten työhakemusten käsittelyssä, työhaastatteluvaiheessa, sekä mahdollisessa soveltuvuusarvioinnissa. Avoimia hakemuksia käsitellään potentiaalisten työnhakijoiden selvittämiseksi avoinna oleviin tai avoimeksi tuleviin tehtäviin.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Planvera voi käsitellä rekrytoinnissa seuraavia henkilötietoja:
- Etu- ja sukunimi
- Syntymäaika
- Puhelinnumero
- Osoite
- Sähköpostiosoite
- Työkokemus ja muu osaaminen
- Koulutus ja/tai muut pätevyydet
- Henkilö- ja soveltuvuusarviointitesteihin liittyvät tiedot esim. rekisteröidyn antamat vastaukset ja arvioinnin tulokset
- Työhakemus, sekä muut kandidaatin itse toimittamat liitteet tai tiedot
- Työhaastattelumuistiinpanot, tai esimerkiksi sähköpostiviestintä rekrytointiprosessin aikana
- Rekrytointijärjestelmässä tai verkkosivuilla käytettyjen evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerätyt tiedot (IP-osoite, evästetiedot)
- Henkilöluottotiedot tehtävän luonteen niin edellyttäessä ja lainsäädännön salliessa tällaisten tietojen käsittelyn kandidaatin luotettavuuden selvittämistä varten (merkittävä taloudellinen vastuu tai luottamustehtävät).
Tiedot kerätään ensisijaisesti hakijalta itseltään. Lisäksi tietoja voidaan kerätä tilanteesta riippuen PlanVeran oikeutetun edun, lakisääteisten velvoitteiden tai hakijan suostumuksen perusteella muista hyväksytyistä lähteistä, kuten viranomaisilta, mahdollisilta suosittelijoilta tai esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin suorittavalta taholta sekä hakijan hakemukseen linkittämiltä julkisilta sivustoilta (kuten LinkedIn). Mikäli henkilö rekrytoidaan tehtävään, voidaan kerätä myös muita kuin edellä mainittuja tietoja PlanVeran lakisääteisten työnantajavelvoitteiden täyttämiseksi.
5. Käsittelyn turvallisuus ja suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä vastaa, että tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.
PlanVeran rekrytoinnissa käyttämät järjestelmät ovat selainpohjaisia ja niissä on asianmukaiset tekniset suojausmekanismit sekä tarveperusteisesti rajattu pääsynhallinta. Rekrytoinnissa kerättyjä tietoja käsitellään pääsääntöisesti sähköisessä muodossa järjestelmien sisällä ja mahdolliset paperitulosteet säilytetään lukituissa tiloissa. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöä ohjeistetaan ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyssä.
6. Henkilötietoja käsittelevät vastaanottajat sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Rekrytointiprosessissa hakijan henkilötietoja käsittelevät rekrytoivat esihenkilöt, sekä kyseisen tehtävän rekrytointiin osallistuvat PlanVeran henkilöstöhallinnon edustajat.
Mikäli tehtävässä hyödynnetään esimerkiksi soveltuvuusarviointia tai -testausta, voidaan kandidaatin tietoja luovuttaa suostumuksella myös PlanVeran valitsemille palveluntarjoajille. PlanVera ei pääsääntöisesti luovuta tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietojen siirtoa voi kuitenkin tapahtua EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi siinä tapauksessa, jossa rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuva henkilö sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella.
7. Tekoälyn käyttö
PlanVera saattaa hyödyntää tekoälyä hakemusten ensivaiheen käsittelyssä. Tämän jälkeen ihminen käy hakemukset läpi ja päättää hakemuksen siirrosta rekrytointiprosessin seuraavaan vaiheeseen. Tekoäly ei tee rekrytointipäätöksiä.
Mikäli haussa käytetään tekoälyä, hakijalta kysytään hakemuksen yhteydessä käyttöön suostumus. Hakijana voit myös valita, että et osallistu tekoälyavusteiseen prosessiin, jolloin hakemuksesi käsitellään kokonaisuudessaan perinteisin menetelmin rekrytointia hoitavien henkilöiden toimesta. Valinta ei vaikuta negatiivisesti hakijan mahdollisuuksiin työllistyä PlanVeralle.
8. Säilytysajat
PlanVera säilyttää rekrytoinnissa kerättyjä henkilötietoja pääsääntöisesti 12 kuukautta rekrytointipäätöksen tekemisestä, ellei tietojen poistamista pyydetä aiemmin. Säilytämme tietoja kuitenkin pidempään, jos se on tarpeen rekrytointiprosessiin liittyvien mahdollisten oikeudellisten vaatimusten selvittämiseksi tai puolustautumiseksi. Tietoja voidaan käsitellä tätäkin kauemmin esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity on valittu organisaatioon työntekijäksi tai sijaiseksi. Rekrytointiin liittyvät tiedot siirretään tällöin osaksi henkilöstöhallinnon aineistoa ja niitä säilytetään työsuhteen aikana ja sen jälkeen lain (esim. kirjanpitolaki, työsopimuslaki) vaatiman ajan. Avoimia hakemuksia säilytetään vuosi hakemuksen jättämisestä, ellei työnhakija pyydä tietojensa poistamista aiemmin.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:
Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos
a. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;
b. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai
c. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos
a. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
b. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
c. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle valvontaviranomaiselle. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut ovat www.tietosuoja.fi.
10. Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen
Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.
Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä pyytää tarvittaessa suostumuksen.